Skłonność wynajmujących do pokrywania kosztów dostosowania lokalu wiąże się głównie z dwoma czynnikami:
- sytuacją rynkową – im wyższy wskaźnik pustostanów, tym większa skłonność do poniesienia nakładów,
- długością umowy najmu – dłuższy okres, na jaki jest zawierana umowa najmu (3–5 lat).
Ponieważ najemcy oczekują zazwyczaj ogromnych nakładów ze strony wynajmujących, a wynajmujący oczekują zysków (i w związku z tym ograniczonych nakładów), to strony ustalają kwotę, do jakiej wynajmujący pokryje koszty dostosowania powierzchni, natomiast nadwyżkę pokrywa najemca. Zatem ostatecznie to najemca decyduje o tym, w jakim standardzie zostanie wykończona dana powierzchnia.
Warto mieć na uwadze fakt, że etap planowania dostosowania lokalu, jak również negocjowania podziału koszów oraz ustalania terminów prowadzenia prac, jest jednym z najdłuższych, najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych etapów negocjacji umowy najmu.