Wynika to z kilku czynników i często nie zależy wyłącznie od woli wynajmującego.
Przy budynkach, które są finansowane przez banki (a takich inwestycji jest bardzo dużo) umowy kredytowe ściśle określają, na jakie okresy wynajmujący może zawrzeć umowy najmu.
Druga istotna kwestia to koszty, jakie wynajmujący ponoszą w związku z dostosowaniem biur do potrzeb i oczekiwań najemców. Wówczas czysty rachunek ekonomiczny dyktuje okres umowy, który jest w stanie zrekompensować poniesione koszty.
Tylko w nielicznych budynkach biurowych czy z prywatnymi właścicielami mniejszych lokali biurowych możliwe jest zawarcie umowy najmu na czas nieoznaczony, gdzie każda ze stron może wypowiedzieć umowę najmu z zachowaniem ustalonego okresu wypowiedzenia.